Office 365 Roadmap Update September 2016

Het Office 365 team heeft niet stil gezeten deze zomer. Microsoft heeft ons overspoeld met een hele trits aan nieuwe updates. Veel updates die het werken met Office net iets beter of makkelijker maken (zoals de nieuwe inking mogelijkheden voor OneNote), enkele updates die Office toegankelijker maken (zoals de Office in-app assistance) en updates die echt wel een enorme impact hebben op de manier waarop we met documenten werken (Windows Information Protection).

De meeste updates die ik in deze blogpost bespreek hebben we ook behandeld in het Office 365 updates webinar op 6 september. Je kunt deze hier terugzien.

Een overzicht:

Office 365 Platform Updates

• Start Page Settings
• Uitgebreide People-Experiences
• Office In-app assistance
• Office Online extension for Microsoft Edge browser

Office 365 Applicaties

• Verbeteringen aan Inking
• OneNote Web Clipper
• Visio voor meer platformen

Power BI

• Updates voor PowerBI (connectors)

Office 365 SharePoint Online

• Nieuwe People Picker
• SharePoint App beschikbaar voor Windows Phone en Android vanaf Ignite
• SharePoint Framework

Office 365 Beveiliging

• Microsoft Office 365 Secure Score
• Windows Information Protection

Extra functies

• Microsoft Pulse
• Microsoft Booking

Hieronder een overzicht met de verschillende functies verder uitgewerkt:

Inking in OneNote (en Word)

Voor met name OneNote is er een hele stapel verbeteringen uitgekomen voor de Inking functies. Vooral functies die het leven van studenten gemakkelijker maken.

De Ink-Math assistance bijvoorbeeld. Zodra je in OneNote een wiskundige vergelijking invoert, zet OneNote die niet alleen om naar een getypte formule, ook worden de stappen beschreven die nodig zijn om de vergelijking op te lossen.

Een andere functie is de nieuwe afspeelfunctie voor Inking. Daarmee kan stapsgewijs de volgorde waarmee iets is opgeschreven worden weergegeven. Zo kan een getekend verhaal of een bijvoorbeeld de uitleg bij een wiskundige formule opgebouwd worden.

Eindelijk is er nu ook de mogelijkheid om op een Mac gebruik te kunnen maken van Inking.

Ook zijn er een groot aantal nieuwe weergavestijlen voor OneNote gekomen. Deze geven bijvoorbeeld andere kleuren of verschillende letters in een andere kleur weer.

Start Page Settings

Gebruikers hebben nu de mogelijkheid om de startpagina van Office 365 in te stellen. Dat kon al alleen zijn het aantal functies uitgebreid. Wat nog steeds ontbreekt is de mogelijkheid om dit centraal voor alle gebruikers te doen (in de backend of via PowerShell bijvoorbeeld) en de mogelijkheid om een aangepaste pagina in te stellen (zoals de startpagina van een intranet).

Office in-app assistance

In één van mijn eerste functies ondersteunde ik eindgebruikers bij Office. Dit door trainingen te geven of ondersteuning bij de werkplek te verzorgen. Microsoft neemt dit nu deels over. Heb je een vraag of weet je niet hoe iets werkt in de Microsoft Office-producten dan kun je gewoon Office in-app assistance aanvragen. Een helpdeskmedewerker legt je vervolgens vakkundig uit hoe je een tekst vetgedrukt kan maken of die moeilijke formule in Excel toevoegt. Voor nu is deze functie alleen nog in de US beschikbaar.

Office Online Extensions voor EDGE

Met de nieuwe Office Online Extensions voor de Microsoft Edge Browser heb je nu de mogelijkheid om direct vanuit de browser een nieuw officedocument aan te maken in Office Online. Ook kun je eerder gemaakte documenten direct openen vanuit de browser. Je hebt zowel de moeilijkheid om met e consumenten als met je zakelijke abonnement te verbinden.

Voor Google Chrome bestond deze functie al langer.

Uitgebreidere People-Experience

De mogelijkheden van het adresboek binnen Outlook-online zijn uitgebreid. Door op de naam van iemand te klikken in je agenda of bij een ontvangen mail kun je nu rechtstreeks contact met die persoon opnemen. Dit door bijvoorbeeld een Skype voor Bedrijven IM gesprek te beginnen. Ook kun je iemand bellen.

Klik je door dan krijg je een overzicht met alle beschikbare gegevens van die persoon. De contactgegevens en andere informatie uit het profiel in Delve. Ook zie je bijvoorbeeld de documenten die iemand recentelijk heeft gemaakt en de updates die hij heeft gedaan en kun je bekijken waar in de organisatie (organigram) de persoon zich bevindt.

Binnen het adresboek zelf zijn er ook enkele nieuwe overzichten gekomen. Denk aan een overzicht met favoriete contactpersonen, contactpersonen met wie het raadzaam is contact op te nemen (omdat ze bijvoorbeeld nog antwoord horen te krijgen op een mail) en personen met je je frequent contact hebt of met wie je binnenkort een afspraak hebt.

Nu Microsoft LinkedIN heeft overgenomen is je fantasie niet groot genoeg om de mogelijke nieuwe scenario’s die Microsoft hiermee kan gaan aanbieden te bedenken.

OneNote webclipper

De OneNote webclipper is wellicht 1 van mijn favoriete updates van deze maand. Direct vanuit de browser (internet Explorer, Edge en Chrome) kun je informatie naar OneNote sturen. Je kan de complete pagina naar OneNote zenden, een deel van de pagina of gewoon een link naar de pagina (al dan niet met uittreksel). In OneNote kun je dan vervolgens aantekeningen bij de webpagina maken en deze eventueel delen met derden.

Visio op meer platformen

Visio is nu eindelijk beschikbaar voor de iPad. Hiermee kun je direct op je iPad Visio diagrammen bekijken en bewerken. Ook is Visio nu beschikbaar voor als webapp. Daarmee kun je diezelfde Visio tekeningen bekijken en bewerken in de browser.

Microsoft Bookings

Eerder al hebben we Microsoft Bookings besproken. Een geweldige functie waarmee kleinere bedrijven direct klanten afspraken kunnen laten maken in de agenda’s van Office 365 gebruikers. Zo zou je bijvoorbeeld een afspraak kunnen inplannen bij een tandarts of voor een schilder.

Microsoft Bookings is alleen beschikbaar voor Office 365 business

Microsoft Pulse

Microsoft Pulse is niet direct een Office 365 applicatie, maar zeker wel een app die goed te gebruiken is in combinatie met een PowerPoint-presentatie of webinar. Via Microsoft Pulse is het mogelijk om online en live enquêtes af te nemen en de resultaten daarvan real-time uit te zenden naar de kijkers. Hele grote organisaties zoals CNN maken gebruik van Microsoft Pulse. Het is echter ook uitermate geschikt voor minder grote uitzendingen zoals een webinar als feedback van de kijker nodig is.

Microsoft Office 365 Secure Score

Interessant is de nieuw gelanceerde Office 365 Secure Score. Op de Office 365 Secure Score website kun je bekijken hoe veilig je Office 365 omgeving is ingericht. Dit wordt uitgedrukt in een cijfer. Het cijfer wordt beïnvloed door het aantal beveiligingsinstellingen dat is ingesteld op de Office 365 omgeving. Hoe meer beveiligingsinstellingen zijn ingesteld, hoe hoger de score.

De maximale score kan alleen behaald worden indien alle opties waarin beveiligingsinstellingen gedaan worden zijn aangeschaft worden ingesteld. Met andere woorden; organisaties die de E5 licentie niet hebben aangepast kunnen nooit de maximale score halen. Dit omdat binnen de E5 licentie verschillende beveiligingsinstellingen gedaan moeten worden.

Daarnaast is het niet aan te bevelen als doel te stellen om deze score zo hoog mogelijk te maken, maar de score te zien als een gamificatie van beveiliging. Sommige instellingen wil je bijvoorbeeld alleen doen in uitzonderlijke situaties. Een voorbeeld daarvan is de mogelijkheid om een telefoon te wissen bij het ingeven van een verkeerde pincode. Door die functie in te stellen wordt indien een gebruiker driemaal de verkeerde pincode invoert de complete telefoon gewist. Mijn zoon speelt regelmatig met mijn telefoon (althans dat probeert hij maar hij kent mijn code niet) en ik zou er zelf niet aan moeten denken dat deze functie ingesteld staat en ik daarom al mijn instellingen en dergelijke kijt raakt.

Een geweldige functie van de Microsoft Office 365 Secure Score is de mogelijkheid om te bekijken welke functies allemaal nog moeten worden ingesteld om een hogere waardering te krijgen. Hiermee weet je als organisatie dat je in ieder geval alle beveiligingsinstellingen eenmaal de revue laat passeren door een beslissing te maken of je ze wel of niet gaat instellen.

Windows Information Protection

Met Windows Information Protection heeft Microsoft een combinatie van DLP (Data Loss Prevention) en Microsoft IRM (information Rights Management) ingevoerd op een manier die super simpel is voor de eindgebruiker.

Met behulp van Windows Information Protection kunnen Microsoft office-documenten (en e-mails) op een hele gemakkelijke manier voorzien worden van het juiste beveiligingsniveau. Op basis van dit vertrouwelijkheidsniveau kunnen vervolgens bepaalde instellingen gedaan worden. Denk daarbij aan het voorzien van IRM-encryptie aan het document, of het plaatsen van een beeldmerk op elke pagina of een header/footer. Ook kan een opslaglocatie worden afgedwongen.

Windows Informatie Protection is beschikbaar als optionele download. Organisaties die van deze functie gebruik willen maken dienen te beschikken over de Microsoft EMS-licentie.