SharePoint Governance

Steeds meer organisaties ontdekken de mogelijkheden van SharePoint. Door de populariteit van Office 365 met SharePoint Online kunnen organisaties snel aan de slag met alle mogelijkheden die het SharePoint platform biedt. SharePoint wordt ingericht, soms wordt er maatwerk toegepast voor het uitbreiden van functionaliteit of het geautomatiseerd aanmaken van samenwerkingssites. Als het project is afgerond wordt het vervolgens in beheer genomen en zijn er site-eigenaren die zelf aanpassingen mogen maken. Grote kans dat er ook weer een nieuwe projecten worden gestart met SharePoint. De vraag is of de richtlijnen die in de eerdere projecten zijn gebruikt overgenomen worden, waardoor de beheerafdeling met een andere type inrichting te maken krijgt of er zijn zelfs conflicterende afspraken. Goede richtlijnen vastgelegd in een Governanceplan ondersteunen het succes van SharePoint.

Wat is Governance

In de kern betekent Governance: bestuur, leiding, beheer. Maar in ICT gaat Governance verder dan het beheren of besturen van een ICT-omgeving. Om Governance hanteerbaar te maken voor een organisatie wordt het verwoord in een Governanceplan. Een Governanceplan omvat een complete set van beleid, procedures, rollen, verantwoordelijkheden en activiteiten voor het managen van een ICT-omgeving. Een dergelijk plan maakt gebruik van industriestandaard methoden en best practices om in te spelen op de behoeften van de eigen organisatie, de behoeften van externe belanghebbenden, wet- en regelgevers en compliance initiatieven. Het Governanceplan borgt een maximaal rendement op de ICT-investeringen van een organisatie. Het toont de externe belanghebbenden dat het management de juiste acties heeft genomen ten gunste van integriteit, vertrouwelijkheid en beschikbaarheid van haar informatiebronnen. Een goed Governanceplan is bovendien eenvoudig te begrijpen, op te volgen en uit te voeren.

Governance en Microsoft SharePoint

SharePoint is een zeer kosteneffectief platform dat gebruikers uitstekend ondersteunt om – onafhankelijk van hun locaties en werktijden - efficiënter en productiever samen te werken. De mogelijkheden van een snelle terugverdientijd en de uitgebreide functionaliteit hebben ervoor gezorgd dat SharePoint wereldwijd snel is geadopteerd voor tal van toepassingen.

Voorbeelden van situaties waarom een Governanceplan voor SharePoint belangrijk is:

• Het moet voor iedereen duidelijk zijn welke informatie waar hoort. Bedrijfskritieke of cruciale informatie moeten vanuit een centrale locatie binnen de omgeving beschikbaar worden gesteld;
• Het stellen van eenduidige regels over inhoud en documenten kan ervoor zorgen dat documenten niet meerdere keren worden opgeslagen en dat de juiste waarde aan documenten wordt gegeven. Dat bijvoorbeeld documenten die na bepaalde tijd vernietigd moeten worden ook echt vernietigd worden en dat documenten die juist bewaard moeten worden niet per ongeluk vernietigd worden;
• Microsoft brengt voor Office 365 updates uit die impact hebben op de wijze waarop gebruikers nu werken. Door vast te leggen hoe met updates omgegaan wordt, door op tijd actie te ondernemen, gaan ze in je voordeel werken in plaats van dat het onverwachte wijzigingen zijn waar gebruikers niet mee om kunnen gaan;
• In gebruik nemen van SharePoint is één, het effectief beheren en omgaan met wijzigingsverzoeken is twee. Door hier vooraf afspraken over te maken en een juiste inrichting voor nieuwe functionaliteit en updates, kunnen wijzigingsverzoeken eenvoudiger worden getest en met minder problemen in productie worden genomen.

Het Governanceplan zorgt ervoor dat SharePoint de doelstelling van de organisatie dient.

Aanpak

Een doeltreffend Governanceplan anticipeert op de behoeften en doelstellingen van de bedrijfsafdelingen en teams van de organisatie. Omdat elke onderneming uniek is en er geen standaard Governanceplan is, is het raadzaam dat een Governanceplan wordt opgesteld aan de hand van de volgende stappen die in een aantal workshops samen met de organisatie wordt bepaald.

• Inleiding in SharePoint en SharePoint Governance
• Bepaal je visie, doelstellingen en KPI’s voor succes
• Maak een informatieplan en definieer standaarden
• Bepaal de architectuur en definieer standaarden
• Stel beleid en richtlijnen op voor de onderdelen uit het informatieplan
• Stel beleid en richtlijnen op voor de onderdelen uit de architectuur
• Bepaal de ondersteunende rollen, taken, verantwoordelijkheden en competenties
• Leg de processen vast voor ontwikkeling, updates, beheer en ondersteuning
• Bepaal de ondersteunende tools en technieken voor ontwikkeling, updates, beheer en service
• Bepaal een gebruikersadoptie- en educatiestrategie
• Bepaal de methodes voor borging van het Governanceplan
• Stel een roadmap op voor het borgen en controleren van de uitvoering van het Governanceplan

Afhankelijk van de behoefte kan de scope van het Governanceplan worden uitgebreid met de andere onderdelen van Office 365 zoals: OneDrive voor bedrijven, Office Groups, Office Video, Delve, Yammer, Exchange Online, Skype voor bedrijven, Office 365 ProPlus en Azure AD.

Succesvol SharePoint bij jou in de organisatie

Heb je je nog helemaal niet gerealiseerd dat deze onderwerpen van belang zijn bij het in gebruik nemen van SharePoint. Wortell helpt regelmatig organisaties met het opstellen van een Governanceplan voor SharePoint en Office 365. Wil je meer weten over dit onderwerp neem dan contact met ons op.