10 Tips & Tricks voor Microsoft Teams

Voor wie recent gebruik is gaan maken van Microsoft Teams of de intentie heeft om ermee te gaan werken: Hierbij een mooi overzicht van 10 tips en tricks om je verder op weg te helpen met Microsoft Teams.

1. Gebruik kanalen

Toen wij voor het eerst Teams gebruikten, plaatsten we uiteraard alles in het algemene kanaal dat standaard wordt aangemaakt. Niets mis mee, totdat we zoveel informatie met elkaar deelden dat de noodzaak groeide om toch iets met kanalen te gaan doen om de boel overzichtelijk te houden. Zo hebben we een kanaal 'Financiën' en een kanaal 'Kennis delen' aangemaakt. En zo kan ieder team voor zichzelf het beste bedenken welke kanalen voor hen het handigste zijn. Volg deze link om uit te vinden hoe je kanalen aanmaakt.

2. Maak gebruik van tabbladen

Met tabbladen voeg je per kanaal je favoriete hulpprogramma's en services toe. Standaard zijn de tabbladen Gesprekken en Bestanden al actief. Onder meer Wiki, Planner, PowerPoint, een website of Power BI zijn beschikbaar om toe te voegen. Creatief ingesteld? Je kunt ook zelf tabbladen maken en rechtstreeks invoegen.

Out of the box zijn diverse tabs beschikbaar. Maak bijvoorbeeld een Excelsheet of een PowerPoint presentatie direct toegankelijk. Of klik op de Website tegel om je team direct toegang te geven tot een veelgebruikte website.

3. Vergeet de chat niet

Binnen Microsoft Teams staan de kanalen op de voorgrond. Heel handig, want hiermee kun je snel en makkelijk communiceren met je gehele team. Wil je liever 1-op-1 chatten, of met een selecte groep? Maak dan gebruik van de Chat functionaliteit. Je kunt hierbij ook chatten met mensen die geen lid zijn van je team.

4. Er zijn twee opslaglocaties voor gedeelde bestanden

Deel je een bestand in Microsoft Teams, dan wordt het op een van de volgende twee locaties opgeslagen. Bestanden die je deelt in een kanaal, worden opgeslagen op SharePoint Online. Bestanden die je deelt in Chat, via een privégesprek of groepsgesprek, worden opgeslagen in jouw eigen OneDrive for Business. Wist je dat je vanuit Teams heel eenvoudig naar je teambestanden en naar je eigen bestanden kunt navigeren? Linksboven in Teams tref je een aantal knoppen aan. Klik hiervoor op Bestanden.

Raadpleeg direct je recente bestanden, je teambestanden en je gedownloade bestanden. En natuurlijk je persoonlijke OneDrive.

5. Maak gebruik van bots

Bots zijn geautomatiseerde programma's die je lid maakt van je team. Daarna kunnen ze reageren op vragen, updates geven of chatten met de teamleden. Snel aan de slag met een bot? Aan T-Bot kun je al je prangende vragen over Microsoft Teams stellen. Ga hiervoor naar Chatten, selecteer T-bot en stel je vraag. Ook met bots kun je zelf aan de slag. Als je handig bent met code kun je je eigen bots te ontwikkelen en rechtstreeks invoegen in een kanaal. Zo hebben wij voor ons eigen gebruik een bot gemaakt waarmee we content in Teams makkelijker kunnen opzoeken.

Type in de chatpanel @naam bot.

Standaard zijn er al veel bots beschikbaar, welke zijn voor jou interessant?

6. Maak gebruik van connectors

Met connectors voeg je eenvoudig interne en externe read-only updates toe aan een kanaal. Denk aan Yammer, Salesforce, Twitter, Visual Studio, Jira en Dynamics 365. Om een connector toe te voegen klik je op het ... icoon naast de naam van het kanaal en selecteer je vervolgens Connectors. Zie je geen optie voor connectors? Kijk dan of de instellingen goed staan. Dit geldt overigens niet alleen voor connectors, maar ook voor bots en tabbladen.

Voeg bijvoorbeeld een verbinding met Yammer zodat je team op de hoogte gehouden wordt van organisatieberichten.

 7. Wat als ik team activiteiten heb gemist in Teams?

Gelukkig hoef je niet helemaal terug te scrollen in de chatpane om de historie te raadplegen als je een weekje op verlof bent geweest. Via het Activiteiten venster, krijg je een overzicht van alle activiteiten die in Teams hebben plaatsgevonden. Zo kun je snel de historie zien en voor jezelf bepalen, welke items je nog even wilt teruglezen.

Klik op een item om de content te raadplegen. Teams scrolt dan automatisch naar de betreffende conversatie.

8. Plan een vergadering vanuit Teams en nodig je collega’s uit.

Niet nodig om daarvoor naar Outlook te gaan. Vanuit Teams kun je direct een vergadering inplannen. Teams raadpleegt de agenda’s van de personen die je uitnodigt en zodoende weet je welke datum en tijd het meest geschikt is.

De planningsassistent in Teams helpt je te bepalen wanneer je collega’s beschikbaar zijn voor een vergadering.

9. Persoonlijke instellingen

In Teams kun je zelf je voorkeuren instellen voor onder andere de kleuren in Teams (Standaard, Donker of Hoog contrast). Ook is het handig om te bepalen wanneer en op welke manier je meldingen van activiteiten wilt ontvangen. En wil je Teams liever in een andere taal, dan is dit ook in te stellen.

Om bij je instellingen te komen, klik je links onderin Teams op je foto en klik je vervolgens op Instellingen.

10. Go teams, go mobile!

Om de lijst met 10 tips en trucs af te sluiten, wijzen we je nog eens op de mobile app van Teams voor Windows 10, iOs en Android. Zo blijf je verbonden met je team ook al ben je onderweg.