Collaboreren en communiceren met Office 365
Wie wil er nou niet nog beter samenwerken en nog beter met elkaar communiceren? Office 365 geeft je genoeg mogelijkheden om deze doelen te bereiken. Maar wat is Office 365 eigenlijk? En wat kan jij ermee, wat kan het voor je organisatie betekenen? Daarvan schets ik in deze blog een globaal beeld.
Voor wie
Office 365 is in hoge mate schaalbaar en kan zowel eenmansbedrijven als ondernemingen met duizenden gebruikers ondersteunen. Kleine en grote bedrijven dus. Naast bedrijven is Office 365 ook geschikt voor thuisgebruikers. Met de verschillende abonnementsvormen kies je een pakket aan services dat bij je past.
Wat is het
Office 365 biedt tools waarmee u uw werk gedaan krijgt. Maar wat is het nou eigenlijk? Office 365 is een pakket van programma's en services dat Microsoft heeft samengesteld. Een pakket met cloud oplossingen. Het pakket bestaat (afhankelijk van je abonnementsvorm, daarover later meer) uit de volgende onderdelen:
- Microsoft Exchange (email, kalender, contacten, taken)
- Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher en Access)
- SharePoint (zie hier mijn blog over SharePoint Online)
- Skype for Business
- OneDrive
Kortom, 'your complete office in the cloud'. Alle oplossingen die je naar alle waarschijnlijkheid al eerder gebruikte, zoals Microsoft Exchange, Microsoft Office en wellicht SharePoint zijn nu ook in de cloud beschikbaar en daaraan toegevoegd zijn onder andere Skype for Business en OneDrive.
Wat kan het
Alle applicaties waar je gewend was mee te werken, kan je vanaf elke locatie met een internetverbinding gebruiken. Check onderweg je mail via je mobiele telefoon, of kijk thuis op je tablet welke afspraken er in je agenda staan. Je documenten zijn niet alleen te bereiken via je je computer op je werk, maar vanaf elke plek met een internetverbinding.
Binnen Office 365 vind je ook de integratie van Microsoft Exchange, Skype for Business en SharePoint. Zo zie je bijvoorbeeld in Outlook de beschikbaarheidsstatus en de contactgegevens van degene aan wie je een email stuurt.
Office 365 werkt zichzelf automatisch bij. Je hebt dus altijd de nieuwste functies tot je beschikking. Alles is altijd gesynchroniseerd. Verwijder je een mail uit je inbox op je laptop dan zal de mail ook weg zijn in de inbox op je telefoon. Heb je je document zojuist bijgewerkt, dan is dit ook direct voor je collega's zichtbaar. Ook applicaties die zowel on- als offline beschikbaar zijn synchroniseren.
Hoe gebruik je het
De Office versies die je kan gebruiken in combinatie met Office 365 zijn de versies Office 2007 of hoger (Office 2007 met enigszins beperkte functionaliteit).
Het delen van bestanden wordt makkelijk, dit doe je door de knop 'delen' te gebruiken. Links naar bestanden verzenden via de mail behoort dus grotendeels tot de verleden tijd. Omdat je bestanden automatisch online worden opgeslagen, kan je altijd de laatste versie openen, bewerken en delen, zelfs wanneer je onderweg bent. Zet de online vergadering op in je Outlook agenda. Via Skype for Business neem je deel aan de online vergadering vanaf elk apparaat en vanaf elke willekeurige locatie.
Qua kosten zijn de regels anders voor Office 365 ten opzichte van Office 2013 en de versies daarvoor. Voor Office 2013 en daarvoor geldt: 1 keer kopen en op maximaal 3 computers installeren. Voor Office 365 geldt: maand- of jaarabonnement en op maximaal 5 computers installeren. Met Office 365 vermijd je kosten voor het aanschaffen en onderhouden van een server (alle informatie staat immers in de cloud) en je hebt ook niet meer te maken met kosten voor het upgraden van oplossingen. De beveiliging wordt ook voor je geregeld. Zie voor meer informatie het kostenoverzicht.
Waar gebruik je het voor
Schaf Office 365 aan zodat jij en je collega's alle Microsoft oplossingen in de cloud kunnen gebruiken. Deel bestanden, organiseer online vergaderingen en lees en verstuur vanaf elke locatie je email. Doe dit vanaf je laptop, telefoon of tablet. Upgrade de samenwerking en communicatie binnen je organisatie! Wil je meer informatie? Neem hier contact op met mij of met één van mijn collega's.