Projecten, hoe behoud ik overzicht en controle?

Iedereen heeft weleens in de rol van projectmanager gezeten. Of dat nou in je werk- of thuissituatie is, makkelijk is het niet. Als projectmanager probeer je ervoor te zorgen dat alle activiteiten binnen jouw project(en) goed georganiseerd en gecontroleerd worden. Je doet je uiterste best maar problemen liggen op de loer.

Ik neem een voor velen herkenbaar project als voorbeeld, de koop van een huis, een opknappertje. Na spannende tijden en veel contact met je makelaar is dan eindelijk het eindbod van je droomhuis geaccepteerd. Jij en je vrouw hebben diep in de buidel getast en er blijft beperkt budget over om te verbouwen. Alles uitbesteden is geen optie dus benoem je jezelf tot projectmanager en aannemer ineen.

Hoe ga je dit aanpakken?

Je begint al snel op papier te zetten wat er allemaal gedaan moet worden. De takenlijst is vrij groot. Niet alle taken kan je zelf oppakken dus je zult voor sommige klussen professionals moeten inhuren. De overige taken kan jezelf oppakken met de hulp van vrienden en familie. Over twee maanden is de overdracht van jullie huidige huis naar de kopers daarvan. Je vraagt je af of de verbouwing wel op tijd klaar is en of het beschikbare budget voldoende is. Je probeert overzicht te krijgen door alle taken op papier te zetten, een inschatting te maken van de kosten per taak en koppelt de taak aan een of meerdere personen.

Aan het werk!

Je stapt na een korte voorbereiding al snel over naar de uitvoeringsfase want de tijd dringt en deadlines naderen. Je besluit de eerste taken waar je naam achter staat uit te voeren en vergeet in de drukte dat je contact moet opnemen met vrienden, familie en vaklieden om andere taken op te pakken. Dit doe je alsnog. Vrienden en familie zijn op korte termijn beschikbaar en komen helpen in het weekend en in de avonduren. Wie wanneer komt heb je niet helemaal meer in beeld.

Je vraagt je vrouw, die druk is met het interieur, contact op te nemen met enkele loodgieters om de leidingen aan te leggen voor de keuken die je zelf gaat plaatsen. Over een maand is de eerste loodgieter pas beschikbaar. De leverancier van de keuken wil graag weten wanneer hij kan leveren. Hij heeft al gemeld dat de designkraan die je hebt besteld later wordt geleverd.

Een maand later

Inmiddels een maand verder en op de takenlijst is het merendeel van de taken voltooid. Helaas komt er een probleem naar voren. Het verplaatsen van de leidingen en uitbreiding van de elektra voor de keuken gaat meer kosten, omdat het meer tijd kost om dat via de kruipruimte te laten lopen. Dit werk moet gedaan worden, dus er moeten keuzes gemaakt worden en de geplande beplanting van de tuin moet vanwege budget maar even worden verschoven. Toch wil je wel als het klaar is een deel van de tuin inrichten om de kinderen niet in een modderpool te laten spelen. Je moet keuzes maken bij de besteding van het budget voor de tuin.

Terugblik

Inmiddels ben je 'over' en woon je in je nieuwe huis. Je stelt jezelf de vraag, had ik dit niet handiger kunnen aanpakken? Het antwoord is volmondig “Ja”.

Je hebt een aantal fouten gemaakt als projectmanager van je eigen project. Zo ben je te snel in de uitvoeringsfase gesprongen zonder je goed voor te bereiden, had je niet goed in beeld welke vrienden en familie je wanneer tot je beschikking had en miste je een planning en daardoor overzicht en controle op het project (o.a. financiën). Een troost voor jou, veel organisaties maken dezelfde fouten. Bovengenoemde fouten staan in de top van meest gemaakte fouten als het aankomt op projectmanagement.

Voorkom je fouten door de inzet van projectmanagement tools?

De aanschaf en inzet van projectmanagement tools geeft je geen zekerheid dat je deze fouten niet meer maakt. Het gebruik van projectmanagement tools kan je als projectmanager wel helpen projecten meer succesvol te laten verlopen. Maar welke tool(s) zijn er? Wat is het aanbod van Microsoft op dit gebied? Een integratie met onze SharePoint omgeving zou ideaal zijn maar is dat mogelijk? Is er ook een tool voor mensen die niet direct betrokken zijn bij een project maar wel inzicht willen hebben in de status ervan? Of nog mooier, overzicht over alle lopende projecten?

Velen weten wel dat Microsoft Project bestaat. Vanaf 1984 om precies te zijn.

Wie daar mee (heeft) werkt komt vaak niet verder dan voor het project een planning op te stellen. Maar hoe deel je de gegevens uit de projectplanning met de personen die zijn ingepland? Medewerkers en apparatuur wordt vaak over meerdere projecten gebruikt. Hoe zorg je er voor dat medewerkers, apparatuur en machines over meerdere projecten ingepland kunnen worden?

Microsoft biedt hiervoor verschillende mogelijkheden in standaard SharePoint, Project Online, Project Server en ook recent is voor Office 365 Planner aangekondigd. Daarbij is het nog steeds zo dat medewerkers als eerst Outlook starten en daarvandaan hun werk plannen in hun agenda. Microsoft biedt dus heel veel mogelijkheden om je persoonlijke, team en organisatie productiviteit te managen.

In de komende blog artikelen geven we antwoord op het aanbod van Microsoft Project (management) tools en benoemen we de mogelijkheden van elke tool.