Groups. Of nog even niet?

Microsoft schiet inmiddels aardig op met het uitrollen van Groups in Office 365. Tijd om eens te kijken of we het al kunnen toepassen in de praktijk

Een maand geleden schreef ik al een blogpost om de lancering van Groups aan te kondigen. We krijgen op dit moment ook vragen van klanten. Moet ik al met Groups aan de slag? Wat mis ik in de release die nu beschikbaar komt? Bij Wortell hebben we Groups bekeken. Wat ons allereerst opviel was het feit dat het keurig werkt zoals enkele weken is aangekondigd. Er missen inderdaad nog wat zaken, maar wat zou moeten werken, werkt ook erg soepel. Ook de toegang tot de bestanden is een sterk vereenvoudigde weergave op een eenvoudige document bibliotheek. Microsoft heeft duidelijk gekozen het gebruik van Groups zo eenvoudig en toegankelijk mogelijk te maken.

Mocht u overwegen om met Groups aan de slag te gaan, besef dat dat de belangrijkste missende zaken op dit moment zijn:

• Integratie met Yammer. Op dit moment is het mogelijk om gesprekken te voeren binnen Groups. Onder water handelt Exchange deze gesprekken af en dat is even wennen voor gebruikers die op dit moment a Yammer gebruiken. Als de organisatie nu al erg gewend is aan Yammer, dan kan het verstandig zijn om te wachten op de aangekondigde integratie. Gebruikt u op dit moment nog geen Yammer, dan is dit gemis uiteraard helemaal geen beperking.
• Samenwerken met externen. Dit kan op dit moment gewoon niet. Externen kunnen zelfs geen e-mail sturen naar het externe e-mailadres van de Group. Simpel: als externen moeten kunnen deelnemen, dan moeten ze een (betaald) Office 365 account hebben, of u moet wachten op deze uitbreiding, welke in een volgende versie komt.
• Versiebeheer van documenten. Zoals gezegd heeft Microsoft de weergave van bestanden sterk vereenvoudigd. Onder water staan deze gewoon in een teamsite in een rechttoe rechtaan documentbibliotheek. Echter, deze is niet buiten de standaard interface van Groups te benaderen. Dat betekent dat documenten alleen toe te voegen en te bewerken zijn. Punt. Niet verwijderen dus. En ook geen versiebeheer. En dit is wel een tekortkoming waarvan ik hoop dat het snel wordt toegevoegd. Want dit beperkt het aantal scenario's behoorlijk. Deze tekortkoming is inmiddels door ons gemeld bij Microsoft en is onder review.
• Lokaal synchroniseren.  Het is op dit moment niet mogelijk de bestanden uit een Group lokaal te synchroniseren. Nu vraag ik mij af of dit ook echt een gemis is. Ik merk dat ik deze feature al tijden niet meer gebruik. In ben eigenlijk altijd online.  Ik ben erg benieuwd of de gebruikers die offline synchroniseren het ook echt gaan missen.

Al met al werkt Groups stabiel, snel en prettig. Er missen echter nog wel zaken. Of dit voor u een probleem is, moet u zelf beoordelen. Ik adviseer echter Groups nog niet grootschalig in te zetten, maar vooral in uw organisatie te gaan testen in een realistische, maar minder kritische situatie. Bij Wortell wordt Groups inmiddels gebruikt door een project om binnen het project gesprekken te voeren en documenten te delen. Voor de samenwerking met de klant gebruiken we nog een "ouderwetse" Teamsite. Zo merkt onze klant er in ieder geval niets van.  In deze blogpost schetst Jennifer Mason een aantal scenario's en adviseert daarbij of Groups, Yammer of een SharePoint Teamsite de beste oplossing is.

Ik ben erg benieuwd naar de ervaringen met Groups. Heb je ze? Deel ze vooral!