De kracht van de eigen medewerker
In een eerdere blog vertelde ik over het Ambassadeursprogramma. Ik vertel er hier graag meer over.
Een Ambassadeur is een medewerker uit de eigen organisatie die actief betrokken is en bijdraagt aan (de doelstellingen van) de implementatie van Office 365. Deze medewerker vertegenwoordigt een doelgroep uit de organisatie (Persona). Klinkt mooi he? Maar wat betekent dat nou echt?
Allereerst, een Ambassadeur is altijd iemand uit de eigen organisatie. Waarom? Omdat medewerkers zich makkelijker kunnen identificeren met een collega dan met een “externe”. Komt zo’n Ambassadeur dus bij een collega dan is er direct herkenbaarheid en een gemakkelijkere acceptatie van de verandering: “als hij het kan, dan kan ik het vast ook”. Daarnaast hebben de medewerkers veel meer specifieke kennis over de organisatie in huis. Geeft die persoon zijn feedback aan het project dan weet de organisatie: “als hij het zegt, dan weten we zeker dat de informatie klopt”. Kortom, de Ambassadeur is een eigen medewerker.
Het Ambassadeursprogramma voorziet in het opleiden en begeleiden van een geselecteerde groep medewerkers. Deze groep krijgt als eerste kennis over de ins en outs van Office 365. Door de periodieke bijeenkomsten en de actieve betrokkenheid ontstaan al in een vroeg stadium van het implementatietraject gesprekken over de toepasbaarheid van Office 365.
Zo kwam laatst een Ambassadeur naar mij toe met de vraag wat de impact is voor een bepaalde Persona die overstapt naar een E1 licentie. Door zijn kennis over Office 365 en de belangrijkste licentieverschillen kon hij gemakkelijker inschatten dat zijn collega’s een bepaald bedrijfsproces niet meer konden uitvoeren zonder de Client versie van Excel. Zodoende kon tijdig een advies worden neergelegd bij het project om de doelgroep goed te kunnen laten overstappen naar de nieuwe werkplek.
Naast de benodigde Office 365 kennis ondersteunt het Ambassadeursprogramma ook in het herkennen van Verandergedrag. Veelal wordt een overstap naar een nieuwe werkplek als spannend ervaren en door die emoties te herkennen, is een Ambassadeur in staat zijn collega beter te begrijpen en te ondersteunen. Naast de overgedragen kennis, begeleid de Adoptieconsultants de Ambassadeurs in groeps- of individueel verband voor specifieke Adoptie-onderwerpen.
De kennis over techniek en gedrag in combinatie met de medewerker uit de eigen organisatie maakt een Ambassadeur een hele waardevolle toevoeging aan de adoptie van Office 365. En dat noemen wij: de kracht van de eigen medewerker!
