Alle informatie in 1 zoekopdracht: Cloud Hybrid Search

Tot kort geleden was het heel moeilijk om met één zoekopdracht alle documenten in de organisatie te vinden. Voornamelijk omdat deze documenten over veel verschillende locaties verspreid waren. Microsoft heeft dit nu opgelost. Met Cloud Hybrid Search is het mogelijk met slechts één zoekopdracht alle documenten te kunnen vinden.
Over de afgelopen jaren zijn veel van onze relaties naar Office 365 gemigreerd. In deze Microsoft cloud gebruiken ze dan voor hun gedeelde documenten SharePoint Online en voor persoonlijke documenten OneDrive for Business. In veel gevallen zijn organisaties echter niet met al hun gegevens naar Office 365 gemigreerd. Soms zijn er nog lokale SharePoint Servers of File Shares waarop veel data staat die niet gemigreerd is. Hiervoor is dan een migratieplan gemaakt. Het bewust niet migreren van documenten kan daar onderdeel van zijn.
Dat documenten op verschillende locaties staan is op zich niet zo erg. Zolang het voor eindgebruikers maar duidelijk is waar wat moet worden opgeslagen. Wat wel echt een probleem is, is dat bij het uitvoeren van een zoekopdracht gebruikers slechts een beperkt beeld van de werkelijkheid krijgen. Alleen de documenten van SharePoint Online en OneDrive worden getoond, of documenten opgeslagen in een lokale SharePoint Server. Om nog niet eens te praten van documenten opgeslagen op File Servers die vaak helemaal niet vindbaar zijn.
Om dit op te lossen heeft Microsoft Cloud Hybrid Search geintroduceerd. Met Cloud Hybrid Search is het mogelijk om in een enkele zoekopdracht informatie te vinden die is opgeslagen op meerdere locaties. Denk daarbij aan lokale SharePoint Servers, lokale File Shares en documenten opgeslagen in Office 365.

Het gebruik van Cloud Hybrid Search heeft veel voordelen. De meest duidelijke is natuurlijk dat zoekresultaten in een enkele weergave getoond worden aan de eindgebruikers. Niet langer op allerlei verschillende locaties naar bestanden moeten zoeken dus. Een ander voordeel is dat het in de lokale omgeving veel opslag kan besparen. Als je bedankt dat de benodigde opslag voor een zoek oplossing vaak even groot is als de documenten die doorzocht worden kan dit in de papieren lopen.
Zoeken wordt hiermee Search as a Service.
Het inrichten van een complete zoekervaring doe je niet zomaar. Voordat je dit kunt doen moet je in het lokale netwerk de nodige configuratiewerkzaamheden doen. Wat dat precies is gaat te ver voor nu.
Dat documenten in één enkele zoekopdracht gevonden kunnen worden zal voor veel gebruikers echter een grote toegevoegde waarde zijn!