5 tips voor het creëren van persona’s voor werkplekconcepten

​In het aanbieden van een werkplek probeer je als organisatie rekening te houden met de specifieke werkzaamheden van je medewerkers. Het volstaat tegenwoordig namelijk niet meer om iedereen dezelfde werkplek aan te bieden. Echter is het ontwerpen van een aparte werkplek per individu inefficiënt en duur. De oplossing hiervoor is een werkplekaanbod per persona.

Een persona geeft een gezicht aan een groep mensen met dezelfde kenmerken. We kijken bijvoorbeeld naar mobiliteit, samenwerken en werken met vertrouwelijke informatie. Per persona kan vervolgens een budget of een set aan middelen worden aangeboden. Dit houdt de variaties in ICT-middelen overzichtelijk en sluit toch aan bij de verschillende werkzaamheden en behoeften van medewerkers.

5 tips voor het maken van werkplek persona’s
Wil je persona’s binnen jouw organisatie in gaan zetten om bijpassende werkplekconcepten vorm te geven? Dan zijn hier 5 tips die je helpen bij het ontwerpen van de juiste persona’s.

1. Ga in gesprek met medewerkers
2. Houdt persona’s zo eenvoudig mogelijk
3. Ontwerp 3 tot 6 persona’s 
4. Gebruik geen functietitels, maar kenmerken van werkzaamheden
5. Laat persona’s terugkomen in meerdere initiatieven

1. Ga in gesprek met medewerkers
Mensen laten zich niet graag in een hokje plaatsen, maar zijn vaak prima bereid mee te denken in de vormgeving van een werkplek die aansluit bij bepaalde werkzaamheden. Laat persona’s daarom ontstaan uit gesprekken met groepen medewerkers. Personen met soortgelijke werkzaamheden kunnen met elkaar in gesprek gaan om te achterhalen of zij tegen dezelfde zaken aanlopen en dezelfde behoeften hebben aan ICT-middelen.

2. Houdt persona’s zo eenvoudig mogelijk
De kracht van eenvoud gaat voor persona’s zeker op. Door geen ingewikkelde details op te nemen, kunnen meer medewerkers zich herkennen in het persona. Alleen uitgangspunten, gedeelde uitdagingen en generieke behoeften worden in het persona vermeld.

3. Ontwerp 3 tot 6 persona’s
Gebruik niet te veel persona’s. 3 tot 6 persona’s volstaat voor de meeste organisaties. Persona’s zijn voornamelijk krachtig wanneer zij een overzichtelijke situatie creëren. Er zijn groepen medewerkers te onderscheiden met een soortgelijke manier van werken. Deze medewerkers kunnen geportretteerd worden door een persona. Zoek bij het ontwerpen van persona’s naar overeenkomsten en niet zozeer naar verschillen.

4. Gebruik geen functietitels, maar kenmerken van werkzaamheden
Door persona’s op te stellen op basis van functies mis je de mogelijke overeenkomsten in werkzaamheden van verschillende functies. Een sales medewerker en een ambulante zorgmedewerker zijn bijvoorbeeld zeer verschillende functies. Ze worden echter beide gekenmerkt door een hoge mobiliteit en hebben daarom wellicht behoefte aan dezelfde werkplek. Een ander belangrijk nadeel van het opnemen van functietitels is dat medewerkers zich niet zullen herkennen in een persona waar hun functie niet bij vermeld staat.

5. Laat persona’s terugkomen in meerdere initiatieven
De persona’s maken het aanbieden van een geschikte werkplek een stuk eenvoudiger. Ze zijn echter niet alleen voor het aanbieden van een werkplek erg geschikt. Door de persona’s vaker te gebruiken, gaan ze meer leven in de organisatie. Doe daarom ook uw voordeel met persona’s in andere initiatieven. Zo maken persona’s het gemakkelijker om verandertrajecten door te voeren in bijvoorbeeld Het Nieuwe Werken, Cloud diensten, of social learning.

Wil je meer weten over de kracht van persona’s bij het ontwerpen van werkplekconcepten? Kom dan op 12 december naar de Wortell stand op Consumerization of IT. Uiteraard staan we ook buiten dit evenement voor je klaar als sparringpartner op werkplekgebied. We horen het graag via info@wortell.nl of 020-7505050.