Innovatie en adoptie van de nieuwe werkplek bij HLB Nederland

“We willen onze klanten meer digitaal ondersteunen en er komen regelmatig nieuwe medewerkers bij. Onze oude omgeving was echter niet flexibel en schaalbaar; dat stond innovatie in de weg. Reden genoeg voor een werkplektransitie, maar dan wel gefaseerd. Het doel is om alles in één omgeving beschikbaar te maken zodat we klaar zijn voor de toekomst.” Esther van Huizen, directeur bij HLB Blömer accountants en adviseurs, vertelt over innovatie en de adoptie van de nieuwe werkplek bij HLB Nederland.

Vooroplopen in innovatie

HLB Nederland is een samenwerkingsverband van vijf accountantskantoren met in totaal vijfhonderd medewerkers, verspreid over het land. Het gemeenschappelijke doel is om HLB Nederland – lid van HLB International – zichtbaar te maken in het internationale netwerk. Zo kunnen zij klanten ondersteunen die ook in het buitenland actief zijn. “De vestigingen werken op meerdere gebieden samen, zoals IT. De gedachte daarachter is dat iedereen dezelfde effort brengt om een IT-omgeving op te zetten. Met vijf kantoren kun je tijd en geld besparen. Ook wordt professionaliteit van de omgeving beter, doordat je meer kunt investeren.” Vanuit HLB Nederland zit Esther in de IT-board. “We slaan de brug tussen bestuur, business en IT. Onze omgeving met tachtig applicaties was ruim vijf jaar oud en de tijd brak aan om nieuwe hard- en software aan te schaffen. Wij vroegen ons af of het wellicht beter zou zijn om het over een andere boeg te gooien en de omgeving in de cloud op te bouwen.

"KPMG onderzocht dit en gaf een advies op maat.” Een lang traject volgde, waaruit een duidelijke conclusie kwam. “De veranderingen gaan op dit moment zo snel waardoor je – zeker als kleinere organisatie – vlug achter de feiten aanloopt. Zodra een nieuwe omgeving met nieuwe hard- en software is opgebouwd, zou het al achterhaald zijn."

Microsoft heeft een goede oplossing voor werken in de cloud. Zo kunnen we profiteren van hun kennis en doorontwikkelingen zonder het wiel zelf opnieuw uit te vinden.”

Fases en voorwaarden

De keuze voor Microsoft ligt in lijn met de innovatiewens van HLB Nederland. Een belangrijke businessapplicatie kan straks in de nieuwe omgeving geïntegreerd worden, wat eerder niet zo was. “Op basis van de nieuwe architectuur is een stappenplan gemaakt met twee fases. Gedurende het traject veranderen er wel zaken door voortschrijdend inzicht.” HLB Nederland heeft net fase 1 afgerond. Alle medewerkers hebben een nieuwe laptop gekregen en ze werken volledig in de cloudomgeving; applicaties worden als remote app aangeboden. Fase 2 bestaat uit de data- en applicatiemigratie. “Alle vestigingen zijn controleplichtig. AFM heeft daarvoor strenge eisen. We hebben een bewaarplicht, een zorgplicht en de plicht om alle gegevens af te schermen. Dat is een essentieel onderdeel van de transitie. Wij moeten elk moment data terug kunnen halen dus maken zelf back-ups – los van Microsoft. Aangezien applicaties nu via de laptops toegankelijk zijn, hebben we daarnaast gekozen voor extra beveiliging met two-factor authenticatie.”

Iedereen bij de hand nemen

“Medewerkers merken dat zij met nieuwe Microsoft producten werken. Zij krijgen onder andere meer opties binnen de applicaties.” Samen met Wortell is er een adoptieplan opgesteld zodat medewerkers doortastend in de veranderingen worden meegenomen. “Bij zestien vestigingen zijn trainingen gegeven met maximaal dertig mensen per groep. Van Valkenburg tot Groningen. Per vestiging hadden wij één of twee ambassadeurs die eerder met de cloudomgeving aan de slag gingen en die bij alle trainingen aanwezig waren. Na de training waren zij aanspreekpunt voor medewerkers.” Onderling hebben de ambassadeurs contact met elkaar en het shared servicecenter via Teams. Alle kennis wordt daar gedeeld. “We hebben daarnaast een DevOps-omgeving waar problemen worden geregistreerd en door het shared servicecenter worden opgepakt. De ambassadeurs hebben toegang, zodat ze kunnen kijken of een probleem bekend is, wat de voortgang is en of er een work-around bestaat. Via de ambassadeurs informeren wij de vestigingen over ontwikkelingen. Dat is absoluut nodig, want uiteindelijk zijn er toch veel vragen van medewerkers. We hebben natuurlijk een servicecenter maar die zou anders overspoeld worden.”

Dé basis van de transitie

“We zijn een bedrijf dat open en eerlijk communiceert en verwachten dat ook van onze leveranciers. Dan tackel je problemen snel en loopt een project beter. In eerste instantie hadden we een projectleider die net nieuw was bij Wortell en dat verliep niet goed. Dat hebben we bespreekbaar gemaakt en er is een nieuwe projectleider gekomen met meer ervaring. We zijn ook heel tevreden over architect Peter Sterk, die zich nog regelmatig met ons traject bemoeit. Tot slot ging Hans Schillemans in het adoptietraject continu uit van de vraag: wat betekent dit voor de gebruiker? Het is heel waardevol dat hij dit scherp houdt. Gebruikers zijn immers de basis van de hele transitie.”