Microsoft Ignite 2017 dag 3: Samenwerken als een service

Nu we op de derde dag van Microsoft Ignite zijn aankomen, is het goed om te kijken naar wat alle veranderingen en verbeteringen in Microsoft voor gevolgen hebben voor de bedrijfsvoering in een organisatie. Nu is het natuurlijk belangrijk om de bestaande processen leidend te laten zijn wanneer er een nieuwe technologie wordt geïntroduceerd, maar het gebeurt regelmatig dat handmatige processen worden vervangen door geautomatiseerde en dat kan wat onzekerheid bij collega’s opleveren. Vandaag bespreken we dus geen nieuwe features, maar juist hoe organisaties zelf veranderen wanneer nieuwe technologieën worden geïntroduceerd.

Samenwerken is het nieuwe werken

In feite is de basis van Microsoft 365 en SharePoint dat iedereen binnen een organisatie zonder problemen met anderen moet kunnen samenwerken. Dat vertrouwelijke informatie is afgeschermd, maar dat personen met de juiste rollen wel toegang krijgen tot bepaalde data. En dat het niet uitmaakt waar je je bevindt of op welk device je werkt, je data is altijd beschikbaar en bereikbaar.

Maar deze gedachte is niet voor iedereen zo vanzelfsprekend. In veel organisaties zijn er nog twijfels over de cloud, SharePoint en Microsoft 365 en hoe de mogelijkheden hierbinnen voor gevolgen hebben voor de huidige manier van werken. Is de cloud wel veilig genoeg? Waar laat ik mijn persoonlijke documenten waar niemand toegang toe mag hebben? Kan ik per ongeluk belangrijke informatie wissen? Maar ook vanuit de bedrijfscultuur kunnen er wrijvingen ontstaan, vaak op het gebied van demografie en achtergrond van de collega’s. Waar de een zich makkelijker kan toeleggen op veranderingen, heeft een ander meer moeite met het de veranderende processen en de daaruit volgende technologische veranderingen.

Daarom is het framework van Forrester (zie afbeelding hieronder) over de digitale volwassenheid van organisaties nog steeds erg relevant en vertrouwen we erop dat deze ook in de toekomst stand zal blijven houden. Het is voor een organisatie van belang dat ze een hoge mate van corporate agility hebben, wat inhoudt dat ze wendbaar zijn en gemakkelijk om kunnen gaan met veranderingen in de markt of binnen de eigen bedrijfsvoering. Vooral binnen systemen als Office 365 is het heel belangrijk om flexibel te zijn, omdat er soms dagelijks kleine veranderingen kunnen optreden die tot op zekere hoogte de processen kunnen beïnvloeden.

Saas: Samenwerken as a Service

Nu samenwerken de nieuwe basis is geworden binnen organisaties, wordt het des te belangrijker om dit goed te faciliteren. Op Ignite laat men natuurlijk de mooiste en meest perfect ingerichte end-user functionalities zien waar elke organisatie jaloers op wordt. Maar om dit in het eigen bedrijf te implementeren, blijkt vaak nog een tweede stap.

Om een goed werkbaar systeem te implementeren is het van vitaal belang om sterke kaders af te bakenen. Denk hierbij aan governance controls die een wildgroei aan nutteloze of onnodige sites of applicaties kan voorkomen. Spreek een duidelijk beleid af wanneer welke acties mogen plaatsvinden en borg dit binnen het systeem, zodat hier geen onduidelijkheden over kunnen ontstaan.

Hetzelfde geldt voor de inrichting van Compliance & Security tools waarbij geautomatiseerd kan worden ingericht hoe lang bepaalde informatie mag blijven bestaan. Met het oog op de aanstaande GDPR-wetgeving, is dit een zeer belangrijk onderwerp.

Office 365 als volwassen platform

Veel van bovenstaande oplossingen en mogelijkheden zijn al gemeengoed binnen Office 365 of komen binnenkort beschikbaar waardoor de technologische mogelijkheden binnen het platform elke organisatie kunnen ondersteunen. Uiteraard is het van vitaal belang om organisaties hierin te begeleiden en om ze voorzichtig te laten moderniseren. Alleen op deze manier kan de bedrijfscultuur veranderen om goed om te gaan met de nieuwe technologieën en kunnen angsten worden weggenomen.

Na deze derde dag op Microsoft Ignite is het goed om te reflecteren op hoe de technologieën van invloed zijn op de bedrijfsvoering als geheel. Wanneer er veranderingen gaan plaatsvinden, is het belangrijk dat de organisatie hierin meegenomen wordt en dat twijfels worden weggenomen. En dat is iets wat niet automatisch gebeurt wanneer Microsoft updates doorvoert. Hier is een gedegen partner voor nodig die meedenkt, meekijkt en meeleeft wanneer implementaties draagvlak moeten krijgen binnen organisaties. Lees ook het whitepaper wat wij hier over schreven: 12 redenen waarom medewerkers niet willen werken met SharePoint. 

Na deze dag werden onze vermoedens alleen maar bevestigd: de aanpak van ETTU past perfect bij de filosofie van Microsoft!

Blogreeks Microsoft Ignite 2017:
Dag 1: Big Data, Machine Learning en vernieuwingen
Dag 2: Productiviteit en beveiliging
Dag 3: Samenwerken als een service
Dag 4: Van modern werken met metadata tot GDPR
Dag 5: Vol energie en kennis naar huis na de laatste presentaties