Microsoft 365 Copilot laten landen in je organisatie? Zet een change network op
Copilot: van alle kanten hoor je erover. Aangezien deze losse licentie een investering vergt, wil je weten wat je eraan hebt. Kort gezegd: de meerwaarde van Copilot is dat gebruikers ondersteuning krijgen in hun gedachteproces, waardoor dit versneld wordt. Omdat zij niet langer allerlei documenten en e-mails moeten doorspitten om de juiste informatie te verkrijgen, kunnen ze efficiënter en slimmer werken. Op die manier draagt de inzet van een slimme AI-tool als Microsoft 365 Copilot bij aan je organisatiedoelstelling om maximale ROI te behalen.
De moeite waard, dus! Maar hoe zorg je dat medewerkers Copilot omarmen? Oftewel, hoe laat je deze verandering slagen binnen je organisatie?
Copilot: jouw eigen executive assistant
Copilot is een soort executive assistant waarmee je in kunt zetten om tot een goed antwoord op je vragen te komen. Jouw persoonlijke AI-assistent haalt de benodigde informatie uit alle bronnen die tot jouw beschikking staan. Zo werk je sneller en met grotere precisie.
Stel, je komt terug van een week vakantie en ziet 64 ongelezen berichten in een Microsoft Teams-chat. In zo’n geval wil je prioriteiten stellen. Dat kun je zelf doen, maar je kunt ook aan Copilot vragen om een zeer beknopte samenvatting te maken.
Een ander voorbeeld: je werkt aan een rapport over de laatste ontwikkelingen binnen een bepaald project. Dat vertel je aan Copilot. Deze verwijst je vervolgens direct naar de collega’s die hier nu aan werken én naar de bestanden die relevant zijn voor jou. Heel tijdbesparend!
Boek succes met een pioniersgroep: het nut van een ‘change network’
Een verandering in werkwijze wil je niet van bovenaf opleggen. Dan gaan mensen zich er vaak tegen verzetten, waardoor de hele onderneming uiteindelijk mislukt of slechts deels slaagt. Het is belangrijk om mensen uit alle lagen van de organisatie mee te nemen.
Een effectieve adoptie-aanpak is om te werken met enthousiastelingen die zin hebben om te gaan experimenteren. Zo’n groep kan je zien als een pilot groep (early adopters), die je dus de eerste investering in licenties toewijst. Daarnaast een ambassadeursgroep die mensen binnen de organisatie opleidt en inspireert essentieel. De leden van deze ‘pioniersgroep’ vormen samen een change network binnen je organisatie.
Bij Wortell hebben we vanaf de start ook ingezet op een change network. Een groep collega's experimenteerde met deze nieuwe mogelijkheden/applicatie/functionaliteiten. Dat doen we gedeeltelijk in een Microsoft Teams-groep, waar we elkaar vragen stellen en tips met elkaar delen. Op deze manier bouwden we een kennisbank op, ontwikkelde we best practices en konden de verwachtingen van de rest van de organisatie managen. Bovendien raakten de groepsleden enthousiast over het product. Dat gevoel brengen ze nu over aan klanten én collega’s die Copilot straks ook gaan gebruiken. De groep experimenteert nog steeds verder, gezien het product zich blijft ontwikkelen.
Waarom is deze adoptie-aanpak zo effectief?
Als je het nut van nieuwe technologie wilt communiceren naar medewerkers, nemen zij de uitleg vaak eerder van hun collega’s aan dan van de directie — zéker wanneer hun collega’s hun enthousiasme en praktijkkennis overdragen. Daarnaast kan het change network bepaalde vragen beantwoorden (bijvoorbeeld waarom sommige medewerkers wel een Copilot-licentie krijgen en anderen niet). De communicatie tussen collega’s is vaak veel opener, omdat er geen hiërarchie bij komt kijken. En daarom komt de boodschap vaak stukken beter over.
De communicatie-overload stroomlijnen?
Dreigen medewerkers binnen jouw organisatie te bezwijken onder de groeiende overload aan communicatie? Dan biedt Copilot uitkomst. Deze slimme executive assistant kun je laten landen met een change network: een community van ‘Copiloters’ die de adoptie faciliteren.