QHSE- of KAM-managers zijn in de industrie erg belangrijk. Zij zorgen ervoor dat processen, machines en producten in de pas lopen met alle opgestelde regels en protocollen. Het is belangrijk dat ze grip houden op alle processen en documenten, maar dat is in de praktijk bepaald niet gemakkelijk. Documenten staan overal en nergens, wie was ook alweer verantwoordelijk voor welke audit en voor wanneer was die gepland? Het is tijd voor (meer) grip op documenten en processen! Ga er maar aanstaan: de veiligheid en gezondheid van de medewerkers waarborgen, de kwaliteit van producten hoog houden, processen toetsen aan talloze wet- en regelgevingen, het lijnmanagement en diverse projectteams ondersteunen en auditeren. Grote spelers in de industrie hebben honderden, soms wel duizenden certificaten. Deze worden dagelijks overal in de organisatie aangevraagd. Als alle documenten nou eens geordend in één digitale bibliotheek stonden… Regelmatig zien we handmatige invoer vanaf papier met het risico van menselijke fouten, moeilijke zoekopdrachten en traag verlopende auditprocessen tot gevolg.
Van een speld in de QHSE-hooiberg…
QHSE-protocollen staan in verschillende fileshare-mappen of worden bewaard in verschillende ladekasten. Een mappenstructuur en zoekfunctie ontbreken. Vind je eindelijk het juiste document, dan is het vervolgens uitzoeken, en soms gissen, wat de juiste versie is . Oftewel informatie is vaak moeilijk vindbaar of zelfs kwijt. Vaak worden documenten die wél centraal staan door één afdeling beheerd waardoor andere collega’s geen rechten hebben om documenten te wijzigen. Dat maakt het beheren, vinden, organiseren en delen van kennis een terugkerende puzzel. In plaats van zoeken, investeer je liever tijd in controleren en adviseren.
…naar grip op alle belangrijke protocollen
Met
Debble for Industry zorg je in één keer voor duidelijkheid. Dit op Microsoft 365 en SharePoint gebaseerde systeem helpt je elke keer namen eenduidig op te slaan. Dat komt omdat het systeem bij de aftrap van een nieuw project, proces of protocol het direct structureert. Projecten en documenten zijn hierdoor altijd gemakkelijk terug te vinden en hebben ook altijd een projecteigenaar. Omdat deze documenten in de cloud staan, zijn ze tegelijk met elk gangbaar device aan te passen door meerdere collega’s tegelijk. Maar dat kan alleen als je dat zo van tevoren hebt geregeld.
Nooit meer zoeken naar de actuele versie
Bovendien is er maar één versie van het document. Dit maakt een einde aan het zoeken naar de juiste versie en zijn documenten altijd up-to-date. Komt er een nieuwe versie van een document beschikbaar? Dan krijgen belanghebbenden een notificatie met de verplichting de wijziging door te nemen. Zo borg je kwaliteit. Met standaardisering van het rechtenmanagement per type document garandeer je de juiste lees- en schrijfrechten hebben per medewerker. Werkdocumenten scherm je bijvoorbeeld af van het gepubliceerde document. Wil je de volledige historie van het werkdocument bekijken, dan is er altijd het eigen versiebeheer.
Van moeizame controle op processen…
Machines, processen en producten vereisen allemaal periodiek een check. Maar wanneer was dat ook alweer? In de meeste traditionele systemen is de signalering reactief: pas als het te laat is, krijgt de kwaliteitsmanager een seintje. Nog veel vaker is er helemaal geen systeem. De QHSE-manager houdt via Excellijsten, agenda-items of herinneringen in Outlook bij wanneer welk proces aandacht nodig heeft en van wie.
… naar geautomatiseerde grip op kwaliteitscontroles
Met Debble for Industry regel je bij de start wie en wanneer de opdracht krijgt om een controle uit te voeren. Je mist dankzij het automatische controlesysteem geen enkele actie meer, want een document krijgt altijd een einddatum. Verloopt een taak bijna, dan krijg je een herinnering, en na drie herinneringen treedt automatische escalatie plaats. Wordt een document niet gereviewd, dan stel je in dat het automatisch wordt ingetrokken. Dit stel je allemaal van tevoren in. Mocht een collega bijvoorbeeld de helft van zijn openstaande controles niet hebben volbracht, gaat er direct een bericht naar een collega die de taken kan overnemen. Zo blijft er nooit een taak liggen.