Go with the Flow

Een van de mooiste mogelijkheden van Microsoft 365

Een van de mooiste mogelijkheden van Microsoft 365 vind ik 'Flow' waarmee je processen kunt inrichten en stromingen kunt automatiseren en standaardiseren. Momenteel doe ik dit bij een groot terminalbedrijf op de tweede Maasvlakte. Het leukste zijn de uitzonderingen!

Goedkeuringsflow

Daarnaast gaat het gebruikt worden voor een goedkeuringsflow. Dit gebeurt nu in een separaat systeem (buiten Office 365), en vereist bij opstarten veel handmatige acties. En in plaats van dat mensen zelf handmatig documenten naar elkaar gaan mailen, er vervolgens achteraan moeten bellen of nog een keer mailen als de goedkeuring uitblijft, gaat dit nu automatisch via het systeem, op volgorde van de flow. Herinneringen worden ook automatisch verstuurd, als het te lang duurt.

Automatiseren van documentnummers

En tot slot wordt Flow ingezet voor het automatiseren en bijhouden van de documentnummers . Bij het bedrijf zijn namelijk duizenden documenten die bijgehouden moeten worden. Denk aan technische documentatie, procedures en werkinstructies. Deze moeten allemaal op orde worden gehouden, voorzien van correcte documentnummers en door alle medewerkers kunnen worden geraadpleegd. Er is daarom een fulltime documentcontroller bezig om alle zaken in lijn te houden.

Dat gaat vaak nog in een Excellijst, waarin de nummers van documenten worden bijgehouden. Duizenden unieke documenten worden voorzien van een volgnummer - en dit wordt nu nog handmatig bijgewerkt in Excel, waarna het nummer door wordt gezet naar zijn collega die dat dan weer in het document kan plakken. Dat dit allemaal wat slimmer kan door middel van automatisering, dat zal geen verrassing zijn. En dat ben ik dus nu aan het doen. Mensen zijn verrast als ze zien hoe snel je stappen kunt maken in de procesdigitalisering en hoe eenvoudig de producten in het gebruik zijn. Dat vind ik prachtig!

In het systeem gaan we de processen zo inbouwen dat wanneer je een document creëert, je simpelweg op een knop drukt waarmee een nummer wordt toegekend. Het systeem bepaalt welk nummer aangemaakt mag worden, met de juiste kerngetallen, tankcode en areacode. Dit nummer wordt vervolgens logisch en opvolgend aangemaakt.

Uitzonderingen zijn het leukste

Het lastige is alleen dat er in veel processen uitzonderingen plaatsvinden. Maar we kijken dan samen met de klant of deze uitzonderingen echt nodig zijn, of dat het op een andere manier kan worden opgelost. We streven ernaar om zoveel mogelijk te standaardiseren.

Maar als het echt niet anders kan, dan bouw ik de uitzondering in het systeem. Dit gaat overigens ook heel mooi met behulp van Flow, met bouwblokken waarmee je logica kunt inbouwen op een ‘als dit, dan dat’ manier. Als je een uitzondering tegenkomt, dan kun je met meerdere flow bouwblokken deze uitzondering afhandelen. Hierna gaat het proces weer verder. Voor mij als ontwikkelaar is Flow erg prettig om in te werken. En de uitzonderingen? Die zijn juist het leukst om op te lossen. Ja, het kan ook wel eens hoofdpijn opleveren als je teveel uitzonderingen achter elkaar hebt, maar daar moet je gewoon een goede balans in vinden.

"Uiteraard is het streven om niet teveel uitzonderingen in te bouwen en het zo simpel mogelijk te houden"

Want hoe meer uitzonderingen je bouwt, hoe langer het duurt om het proces te ontwikkelen en hoe hoger de kosten uiteindelijk zijn voor de klant.

We zorgen er samen met de klant altijd voor dat het uiteindelijk zo kostenefficiënt mogelijk is. En als je nu al weet dat een proces over een halfjaar weer verandert, dan is het natuurlijk beter om zo’n uitzondering niet in te bouwen. Kortom: go with the flow (uitzonderingen daargelaten)!