Office 365: Waarom je nog niet over kunt!

Office 365 als eerste stap naar de Cloud

Veel organisaties zien de overstap naar Office 365, met name als het gaat om e-mail en filesharing, als een logische eerste stap naar Cloud. Begrijpelijk, want e-mail en filesharing zijn inmiddels een “commodity” - zo vanzelfsprekend als water uit de kraan. We zijn vanuit het verleden gewend dat als we een nieuwe Exchange versie in gebruik namen, we met redelijk weinig tot geen verstoring verder konden werken met het oude vertrouwde Outlook. En dat als we een nieuwe fileserver of opslagoplossing in gebruik namen dat gebruikers nog steeds vanuit de verkenner hun bestanden konden benaderen. Het pad naar een succesvolle Cloud implementatie ligt in de praktijk behoorlijk anders.

Regelmatig zie ik scenario’s dat een organisatie “af wil” van eigen Exchange en fileservers. Men wil omgevingen consolideren, minder specialistische kennis in huis houden/halen en beheerlast verlagen, af van de flinke hardware consumptie (opslag, verwerkingskracht) of af van een verouderde (Exchange 2003) omgeving. Dus de beslissing wordt genomen en er wordt een partij ingeschakeld om te helpen met het verplaatsen van mailboxen naar Exchange Online. So far so good, de voordelen van Cloud zijn overduidelijk.
Nu komt de praktijk en wil ik bovengenoemde scenario’s eens uitwerken om toe te lichten waarom je niet altijd zonder slag of stoot de stap naar de Cloud kunt nemen:

Scenario 1: Consolidatie van meerdere omgevingen

In dit scenario wordt het Office 365 platform gebruikt om vanuit 2 (of meer) verschillende (Exchange, Active Directory) omgevingen een eenduidige, centrale omgeving te maken als eerste consolidatiestap. Een logische keuze maar één waar wel heel goed over nagedacht moet worden. Het is relatief eenvoudig om e-mail naar een centrale, gedeelde omgeving te migreren en op deze wijze de samenwerking tussen de organisaties te verbeteren. De valkuil is dat niet beseft wordt dat de achtergebleven diensten nog steeds verspreid staan over de “oude” omgevingen! Het is dan ook verstandig om een dergelijke consolidatie op meerdere vlakken te evalueren en de volgordelijkheid, onderlinge samenhang en afhankelijkheden zeer goed te bewaken. De complexiteit van de transitie wordt dus niet per definitie minder door een overstap naar Office 365...

Scenario 2: Afhankelijkheid van specialistische kennis verlagen en verminderen beheerlast

Het fijne aan Cloud oplossingen is dat je meteen van je beheerlast af bent toch? Niet helemaal. Een duidelijk verhaal is terug te vinden op deze pagina. Speerpunten hierbij zijn met name dat er nog altijd afhankelijkheden bestaan die van belang zijn voor het gebruik van de dienst (denk hierbij aan Active Directory) en dat Cloud nog een specifiek en significant aandachtsgebied met zich meebrengt: verandering. Waar organisaties gewend zijn om eens in de zoveel tijd een vernieuwingsslag te doen om bij te blijven (denk aan een overstap van Office 2003 naar Office 2010) zorgen de ontwikkelingen in de Cloud voor een continu proces van vernieuwing – weliswaar met veel kleinere stapjes maar desalniettemin een uitdaging voor de IT-afdeling om deze veranderingen te managen en de toegevoegde waarde aan te brengen binnen de organisatie.

Scenario 3: Uitfaseren van (verouderde) kostbare oplossingen

Je zit met een uitdaging. Ofwel je moet nu echt gaan investeren in de volgende vernieuwingsronde, inclusief de aanschaf van nieuwe hardware en licenties, of je gaat kijken of je die workloads en die grote hoeveelheid benodigde opslag ergens ander kwijt kunt. Heel slim als je kunt investeren in de toekomst en niet in hardware die je over 3 tot 5 jaar weer weg kunt gooien. Nu is de omgeving (om begrijpelijke en uiteenlopende redenen) inmiddels echt wel aan vervanging toe. Je draait nog Exchange 2003 en fileservers op Windows Server 2003 of 2008. Mainstream support is al verstreken, Extended support ook al of zeer binnenkort. Heel fijn als je gebruik kunt maken van Cloud als definitief antwoord op deze (en aangrenzende) problemen. Maar zoals in het vorige scenario al duidelijk werd, staat de Cloud niet stil. Die mailboxen op die Exchange 2003 server laten zich alleen met het nodige kunst en vliegwerk verplaatsen naar Exchange Online. Dat is echter nog het minst spannende. Op de werkplek staat doorgaans in deze situaties hele oude software. Office-versies die gemaakt zijn voordat er ook maar sprake was van Exchange uit de Cloud, denk aan Office 2010, 2007 of zelfs nog 2003.
• Outlook 2003 kan niet overweg met Exchange Online. De overige Office-componenten kunnen niet overweg met SharePoint Online of OneDrive for Business;
• Outlook 2007 wordt niet meer ondersteund door Microsoft in combinatie met Office 365;
• Outlook 2010 kan onderweg met Office 365 diensten maar is beperkt in (technische) mogelijkheden om de gebruikerservaring te optimaliseren/garanderen.

Offline en caching

Office 2003 en 2007 vormen dus eigenlijk meteen al showstoppers. Met Office 2010 kun je aan de slag echter biedt deze niet dezelfde mogelijkheden voor offline werken (caching) waar Office 365 Pro Plus dit wel kan. Waarom offline? Niet zo zeer omdat je niet verbonden bent alswel om het verbeteren van de gebruikerservaring - ook al beschik je over een zeer goede internetverbinding is de aanbeveling van Microsoft (terecht, zo blijkt uit de praktijk) om deze mogelijkheden te gebruiken.

Een centrale werkplekomgeving?

Wat als je werkplek niet lokaal is maar op een Citrix (of soortgelijke) centrale omgeving staat? Dan zul je dus voor alle gebruikers centrale opslag moeten regelen om de offline mogelijkheden te faciliteren. Met name in het geval van een stateless/pooled VDI omgeving (lees: elke keer dat de gebruiker uitlogt wordt het profiel opgeschoond of weggegooid) geeft dit behoorlijke uitdagingen. Dat staat natuurlijk haaks op de wens om van die opslag/hardware af te kunnen! Een andere aanpak is mogelijk om ervoor te zorgen dat er vanuit de centrale omgeving voldoende stabiele connectiviteit naar Office 365 is. Dit kan bijvoorbeeld met ExpressRoute prima geregeld worden – een mogelijk nuttige aanvulling maar ook uitstel van het onvermijdelijke; die Office versie moet alsnog uiteindelijk bijgewerkt worden. Als je licenties/abonnementen hebt afgenomen met Office Pro Plus er in moet je deze bovendien binnen een jaar uitrollen om te voldoen aan de licentievoorwaarden.

Een nieuwe Office uit de cloud

Wil je aan de slag met Office 365 en Office Online biedt niet de benodigde functionaliteiten kun je dus eigenlijk niet anders dan aan de slag gaan met Office 365 Pro Plus – de Office client versie (soortgelijk aan Office 2013) die je kunt afnemen als onderdeel van je Office 365 abonnement. Deze versie blijft actueel en hiermee wordt ondersteuning gegarandeerd. Ook biedt deze versie mogelijkheden om slechts een deel van de e-mail berichten lokaal op te slaan. En door diepgaande integratie van Office 365 opslagmogelijkheden wordt het gebruik van online opslag gefaciliteerd en gestimuleerd. Komt er meteen nog een uitdaging bij – weet je nog die oude Exchange 2003 server waar je vanaf moet? Je nieuwe Outlook kan je mailbox niet meer openen als deze nog niet is overgezet naar een nieuwer platform.
En dan wordt duidelijk dat er steeds meer bij komt kijken. Een nieuwe Office versie – daar hebben de gebruikers last van! En ik kan mogelijk niet migreren zonder downtime! Maar als je geen nieuwe versie uitrolt kun je ook geen of beperkt gebruik maken van Office 365...

Waar het op neerkomt

Uiteindelijk komt het erop neer dat als je mee wilt komen met de ontwikkelingen in de Cloud de discussie aanzienlijk breder wordt dan alleen het verplaatsen van e-mail en bestanden. Je zult ook moeten kijken naar de overige componenten in de infrastructuur, de onderlinge samenhang en afhankelijkheden en tenslotte in het bijzonder de werkplek. Op de werkplek komen uiteindelijk alle diensten samen. Productiviteit vindt hier plaats. De gebruikerservaring valt of staat hier.
Bij Wortell stellen we de gebruiker daarom centraal. Op welke wijze kunnen we optimaal de functionaliteiten bieden waar de gebruiker behoefte aan heeft en welke bijdragen tot een prettige gebruikerservaring en manier van werken die past bij de dagelijkse praktijk? Die vraag kunnen we prima beantwoorden. En het is vanuit deze benadering dat we kritisch kijken naar de gehele IT-dienstverlening van de organisatie. Waarbij de oplossing bestaat uit díe componenten die ondersteunend zijn bij het beantwoorden van deze belangrijke vraag.
Wat blijkt uiteindelijk? Met de juiste insteek verkrijg je een werkplek concept wat optimaal de mogelijkheden van de Cloud benut. Waarbij afhankelijkheden losgetrokken worden en flexibiliteit gewaarborgd wordt. Waar kosten inzichtelijk worden en IT zich kan bezighouden met strategie in plaats met operationele problemen. Waar gebruikers optimaal de mogelijkheden kunnen benutten zonder overspoeld te raken met functionaliteiten.

De Cloud Werkplek.